La Agencia Tributaria ha dado un paso más hacia la digitalización fiscal con la implantación del sistema VERIFACTU.
Todas las empresas y autónomos que no estén acogidos al Suministro Inmediato de Información (SII) deberán adaptarse a un nuevo modelo de facturación electrónica. Si eres empresario, gestor o profesional autónomo, esto te afecta directamente.
En este artículo de ADADE Zaragoza explicamos con claridad qué es VERIFACTU, cuándo entra en vigor, cómo se aplica y qué implica para tu sistema de facturación.
¿Qué es VERIFACTU?
VERIFACTU es el nuevo sistema de emisión de facturas diseñado por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT), cuya finalidad es garantizar la veracidad, integridad y trazabilidad de la facturación.
Se trata de una medida derivada de la Ley 11/2021 de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, que exige que todos los sistemas informáticos de facturación emitan documentos estructurados que puedan ser enviados de forma inmediata a la AEAT.
Dicho de otro modo: las facturas emitidas deberán cumplir unos requisitos técnicos específicos, registrarse de forma segura e inalterable, y podrán ser comunicadas en tiempo real a Hacienda.
¿En qué consiste el sistema VERIFACTU?
Este sistema se basa en un modelo técnico de registro seguro de la facturación, que debe integrarse en cualquier software utilizado por empresas y autónomos para emitir facturas.
Entre sus principales características destacan:
- Generación de un registro de facturación seguro: cada factura tendrá un identificador único y estará protegida contra alteraciones posteriores.
- Envío de la factura a la AEAT (opcional) en el mismo momento de su emisión.
- Imposibilidad de borrar o modificar facturas una vez emitidas.
- Formato estructurado: compatible con XML, UBL o Facturae.
- Código QR obligatorio en cada factura, que permitirá su verificación por parte del destinatario.
El objetivo del sistema es prevenir el fraude, eliminar el software de doble uso y reforzar el control de las operaciones económicas en tiempo real.
¿Quiénes están obligados a usar VERIFACTU?
El sistema VERIFACTU será obligatorio para todos los contribuyentes que emitan facturas y no estén acogidos al Suministro Inmediato de Información (SII).
Esto incluye:
- Autónomos.
- Profesionales.
- Pymes.
- Empresas en régimen general de IVA.
Quedan fuera, de momento, las grandes empresas adscritas al SII, que ya realizan envíos automáticos de registros de facturación.
¿Cuándo entra en vigor?
Según el proyecto de Real Decreto que regula el desarrollo técnico del sistema, VERIFACTU inicia el 1 de julio de 2025. A partir de esa fecha, los sistemas de facturación deberán estar actualizados para cumplir con los requisitos técnicos exigidos por Hacienda.
Esto implica que:
- Deberás actualizar tu software o adquirir uno homologado que cumpla con el estándar VERIFACTU.
- Deberás adaptarte a los nuevos procesos de emisión y conservación de facturas.
- Podrás optar por remitir las facturas en tiempo real a la AEAT (algo voluntario, pero recomendable para demostrar cumplimiento inmediato).
Requisitos que debe cumplir tu software de facturación
Los programas de facturación que utilices deben estar certificados o adaptados a VERIFACTU y cumplir los siguientes puntos:
- Generación de un registro de facturación inalterable.
- Firma electrónica del registro.
- Almacenamiento seguro del archivo durante el periodo legal exigido.
- Código QR en la factura que permita su verificación.
- Facultad de remitir los registros a la AEAT en tiempo real.
Además, deberás garantizar que tu sistema no permite alteraciones posteriores ni la eliminación de facturas una vez emitidas, evitando así el fraude contable.
Cuidado: hay sanciones por no adaptarse a VERIFACTU
La Ley 11/2021 contempla sanciones de hasta 50.000 € por cada ejercicio fiscal si se utilizan sistemas que no cumplen con los requisitos de seguridad, integridad y conservación de registros.
Además, se sancionará específicamente:
- La tenencia de software que permita doble contabilidad
- La manipulación posterior de facturas
- La no conservación adecuada de los registros
Por tanto, no adaptarse al nuevo sistema puede suponer un coste significativo para tu negocio, además del riesgo reputacional.
¿En qué se diferencia VERIFACTU del sistema de facturación electrónica obligatorio?
Es importante no confundir ambos conceptos:
- La factura electrónica obligatoria, regulada por la Ley Crea y Crece, afectará a todas las operaciones entre empresas y autónomos (B2B) y se implementa de forma progresiva desde 2025.
- VERIFACTU es un sistema técnico de control fiscal, que afecta a la forma en que se generan, almacenan y (opcionalmente) se comunican las facturas, independientemente de si son electrónicas o no.
Ambos sistemas coexistirán y se complementarán, pero VERIFACTU se centra en evitar el fraude y garantizar la transparencia contable.
¿Qué pasos debes seguir para cumplir con VERIFACTU?
Recomendamos empezar cuanto antes con la adaptación. Estos son los pasos:
- Revisar tu software actual de facturación: ¿cumple con los requisitos del sistema VERIFACTU?
- Formarte sobre el nuevo sistema: entiende cómo afecta a tus procesos internos.
- Establecer una estrategia de implementación progresiva.
No esperes más: adaptate a la normativa con el apoyo de ADADE Zaragoza
VERIFACTU marca un punto de inflexión en la gestión fiscal en España. Su aplicación a partir del 1 de julio de 2025 obligará a autónomos, pymes y empresas a digitalizar sus sistemas de facturación con estándares de seguridad y transparencia exigidos por la Agencia Tributaria.
Aunque el cambio puede parecer complejo, adaptarse a tiempo evitará sanciones y te situará en una posición de cumplimiento y competitividad.
En ADADE Zaragoza te ofrecemos un asesoramiento especializado, cercano y riguroso.
Contacta con nuestro equipo y actualízate hoy.
Preguntas frecuentes sobre Verifactu
¿Es obligatorio enviar las facturas a la AEAT con VERIFACTU?
No. El envío es voluntario, aunque se recomienda hacerlo como prueba de cumplimiento inmediato.
¿Qué sucede si no adapto mi software antes de julio de 2025?
Puedes enfrentarte a sanciones de hasta 50.000 € por ejercicio fiscal si tu sistema no cumple los requisitos.
¿VERIFACTU aplica también a facturas en papel?
Sí. Aunque el sistema se basa en facturas electrónicas, también regula los datos que deben generarse y almacenarse al emitir facturas en papel.
¿Debo cambiar de software si mi programa actual no es compatible?
Sí. Si no puedes adaptarlo, deberás adquirir uno homologado y adaptado a VERIFACTU.
¿Cómo sé si mi sistema está preparado?
Consulta con tu proveedor tecnológico o asesoría. Deberán proporcionarte la documentación de cumplimiento técnico y funcional conforme a la AEAT.