Pasos para realizar una correcta escritura de constitución de empresa

¿Quieres saber cómo realizar una correcta escritura de constitución de empresa? Estás en el lugar correcto, porque en ADADE Zaragoza te explicamos paso a paso cómo formalizar y sentar las bases legales de tu negocio con la escritura correspondiente.

Con esta guía de instrucciones, podrás superar el desafío que representa cumplir con la burocracia para crear y registrar tu empresa sin contratiempos en España. Además, no perderás energía, tiempo ni atención en procedimientos administrativos innecesarios.

 

¿Qué es la escritura de constitución de una empresa?

Tenemos que abrir un paréntesis obligatorio antes de explicar el procedimiento detallado para realizar una correcta escritura de constitución de una empresa que es, justamente, poner sobre la mesa en qué consiste este documento. 

La escritura de constitución es un documento notarial que recoge la identidad de los socios fundadores y las reglas que regirán la empresa. Su firma es obligatoria para todas las sociedades mercantiles en España, como las Sociedades Limitadas (S.L.) o Sociedades Anónimas (S.A.), y debe realizarse ante notario.

Este documento es el primer paso para dotar de personalidad jurídica a la empresa y permitir su inscripción en el Registro Mercantil, requisito indispensable para que la sociedad pueda funcionar legalmente.

Elementos que debe contener la escritura de constitución

Hay una serie de elementos que debe incluir el documento para que la escritura de constitución sea válida y cumpla con los requisitos legales. ¿Cuáles son? Vamos a descubrirlos.

Identificación de los socios fundadores

Deben especificarse los datos personales de todos los socios, ya sean personas físicas o jurídicas. Se incluirán sus nombres, apellidos, DNI o NIE, nacionalidad y domicilio. En el caso de una sociedad con socios personas jurídicas, se deben ofrecer los datos de la empresa y su representante legal.

Tipo de sociedad

Es importante definir la forma jurídica que adoptará la empresa. En España, las dos más comunes son:

• Sociedad de Responsabilidad Limitada (S.L.): Perfecta para pequeños y medianos empresarios, ya que limita la responsabilidad de los socios al capital aportado.
• Sociedad Anónima (S.A.): Requiere un mayor capital mínimo y es ideal para empresas de mayor envergadura que buscan financiación en el mercado.

Objeto social de la empresa

El objeto social es la descripción de las actividades económicas que la empresa realizará. Es importante ser claro y específico, ya que cualquier actividad fuera del objeto social puede requerir modificaciones futuras en la escritura.

Un ejemplo práctico de objeto social para entender este elemento:

“La comercialización, importación y exportación de productos electrónicos y tecnológicos, así como la prestación de servicios de consultoría en tecnología de la información.”

Capital social y su distribución entre los socios

La escritura debe especificar cómo se distribuyen las participaciones o acciones entre los socios y si existen aportaciones en dinero o en bienes.

• Para una Sociedad Limitada (S.L.): el capital social mínimo es de 3.000 euros.
• Para una Sociedad Anónima (S.A.): el capital mínimo asciende a 60.000 euros, de los cuales al menos el 25% debe estar desembolsado al momento de la constitución.

Órgano de administración de la sociedad

El documento debe establecer el modelo de administración de la empresa. En nuestro país, las opciones más habituales son:

• Administrador único
• Administradores solidarios o mancomunados
• Consejo de administración

Cada modelo tiene implicaciones diferentes en la gestión y toma de decisiones de la empresa, por lo que es recomendable elegir el que mejor se adapte a la estructura del negocio.

Domicilio social de la empresa

Se debe indicar la dirección fiscal y legal de la empresa. Esta información es importante para fines tributarios y para la jurisdicción en la que la empresa actuará.

Reglamento interno o estatutos de la sociedad

Los estatutos son las pautas internas que regularán el funcionamiento de la empresa y la relación entre los socios. ¿Qué es lo que delimitan estas normas? 

• Duración de la sociedad (por tiempo indefinido o determinado).
• Derechos y obligaciones de los socios.
• Normas para la transmisión de participaciones o acciones.
• Norma de reparto de beneficios y pérdidas.
• Proceso de disolución de la sociedad.

Importancia de la escritura pública de constitución

La escritura pública de constitución no es solo un trámite burocrático; es el pilar legal sobre el que se construye una empresa. Su importancia radica en tres características centrales:

• Seguridad jurídica: Define con claridad los derechos y deberes de los socios, previniendo conflictos futuros.
• Reconocimiento legal: Sin ella, la empresa no puede inscribirse en el Registro Mercantil ni operar de forma legal.
• Acceso a financiación y contratos: Permite a la empresa abrir cuentas bancarias, solicitar créditos y generar vínculos comerciales con otras empresas.

Además, en caso de discrepancias entre socios, la escritura de constitución y los estatutos servirán como referencia para la resolución de conflictos.

Pasos para formalizar la escritura de constitución de una empresa en España

Si estás en proceso de crear una empresa en España, es imprescindible que sigas estos pasos para formalizar la escritura de constitución y asegurar que tu negocio opere legalmente. 

A continuación, te explicamos en ADADE Zaragoza cada paso de manera clara y concisa, con datos actualizados según la normativa vigente, un coste aproximado de cada instancia y el tiempo estimado.

Reserva del nombre en el Registro Mercantil

Antes de constituir una empresa, es obligatorio obtener la certificación negativa de denominación social. Este documento confirma que el nombre que has elegido para tu empresa no está registrado por otra sociedad.

¿Dónde solicitarlo? Debes tramitarlo en línea a través del Registro Mercantil Central. El tiempo estimado para este trámite es de 1 a 3 días hábiles, con un coste aproximado de 13,50 € (tasa oficial).

Es importante mencionar que la certificación tiene una validez de tres meses y se puede renovar por otros tres meses adicionales si no has finalizado la constitución de la empresa.

Apertura de una cuenta bancaria y depósito del capital social

Si tu empresa es una Sociedad Limitada (S.L.), debes ingresar al menos 3.000 € en una cuenta bancaria a nombre de la sociedad en formación. El banco te entregará un certificado de depósito, documento que deberás presentar ante el notario.

Algunos de los bancos recomendados para realizar este paso son: BBVA, Santander, CaixaBank, Sabadell, entre otros, que permiten abrir cuentas para sociedades en constitución.

Una excepción a señalar es que, desde 2022, si eliges la Sociedad de Responsabilidad Limitada de Formación Sucesiva (S.R.L.F.S.), puedes iniciar sin un capital mínimo, pero con ciertas limitaciones hasta que alcances los 3.000 €.

Redacción de los estatutos sociales

Los estatutos sociales, como ya hemos definido, son el conjunto de normas que regirán la empresa. La redacción de este documento debe incluir:

• Nombre de la sociedad.
• Objeto social (actividad económica que realizará).
• Domicilio social y duración.
• Capital social y distribución entre los socios.
• Normas sobre la administración y representación de la sociedad.

Puedes redactarlos con el asesoramiento de nuestros abogados especializados en derecho mercantil o utilizar un modelo estándar del Registro Mercantil.

Firma de la escritura de constitución ante notario

Una vez reunidos los documentos anteriores, los socios deben acudir a un notario para firmar la escritura pública de constitución.

Todos los documentos necesarios en este paso:

• Certificación negativa del nombre.
• Certificado bancario del depósito del capital social.
• Estatutos sociales.
• DNI/NIE de los socios.

El tiempo estimado de la firma de escritura de constitución ante notario es de 1 a 2 días hábiles. Por otro lado, el coste aproximado es de entre 100 € y 600 €, según el capital social y la complejidad de la escritura.

Inscripción en el Registro Mercantil

Después de la firma ante notario, la empresa debe inscribirse en el Registro Mercantil de la provincia correspondiente a su domicilio social.

• ¿Dónde se realiza? En el Registro Mercantil de la provincia donde operará la empresa.
• Tiempo estimado: 5-15 días hábiles.
• Coste aproximado: Entre 150 € y 300 €, dependiendo del capital social de la empresa.
• Importante: La inscripción en el Registro Mercantil otorga personalidad jurídica a la empresa y permite operar legalmente.

Obtención del NIF definitivo y Alta en Hacienda

El Número de Identificación Fiscal (NIF) es requisito imprescindible para operar como empresa. Primero se solicita un NIF provisional, y tras la inscripción en el Registro Mercantil, se obtiene el NIF definitivo en la Agencia Tributaria.

Además, debes realizar la declaración censal (modelo 036 o 037) para inscribirte en el Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores y determinar el régimen fiscal aplicable.

• Tiempo estimado: 1-3 días hábiles.
• Coste: Gratuito.

Coste aproximado de la escritura pública de constitución

En total, el proceso de constitución de una sociedad en España puede oscilar entre 250 y 900 euros. Existen tres gastos principales a considerar, los cuales varían su valor según factores particulares del documento. 

Trámite	Coste aproximado
Honorarios notariales	Entre 100 y 600 euros, dependiendo de la complejidad del documento.
Inscripción en el Registro Mercantil	Entre 150 y 300 euros, según el capital social de la empresa.
Tasas adicionales (asesoría, gestoría, modelos fiscales)	Variable

¿Qué impuestos se pagan al constituir una empresa en España?

Al crear una empresa en España, es importante conocer las obligaciones fiscales que conlleva el proceso de constitución y las que aplican una vez la empresa empieza a operar. Te mostramos con detalle los impuestos más relevantes que debes tener en cuenta al constituir una Sociedad Limitada (S.L.), la forma jurídica más común entre emprendedores.

Impuesto de Sociedades (IS)

El Impuesto de Sociedades es el tributo que grava los beneficios obtenidos por la empresa. Todas las sociedades mercantiles deben pagar este impuesto anualmente sobre la base imponible de sus beneficios.

Tipo impositivo aplicable:

• 15% para nuevas empresas durante los dos primeros años con beneficios.
• 25% a partir del tercer año o si no se aplica la reducción inicial.
• 23% para pymes con una facturación inferior a 1 millón de euros (aplicable desde 2023).
• 10% en el caso de entidades sin ánimo de lucro acogidas a la Ley de Mecenazgo.

Incluso si la empresa no obtiene beneficios, debe presentar la declaración del Impuesto de Sociedades anualmente (modelo 200).

Modelo 600: ITP y AJD

Este impuesto grava la formalización de documentos notariales, mercantiles y administrativos, y en el caso de la constitución de una empresa, aplica sobre la escritura de constitución firmada ante notario. Exento desde 2010, salvo excepciones en algunas comunidades autónomas.

IVA (Impuesto sobre el Valor Añadido)

Aunque no se paga en el momento de la constitución de la empresa, es obligaotiro registrarse en el censo de empresarios de la Agencia Tributaria para empezar a operar.

Tipos de IVA aplicables en España:

• 21% (tipo general).
• 10% (tipo reducido, aplicable a sectores como hostelería, transporte o cultura).
• 4% (tipo superreducido, aplicable a productos básicos como pan, leche y libros).

Obligación fiscal:

• Presentación trimestral del modelo 303 (declaración de IVA).
• Presentación anual del modelo 390 (resumen del IVA del ejercicio fiscal).

Retenciones de IRPF e Impuestos para Empleados

Si la empresa contrata empleados o realiza pagos a profesionales autónomos, deberá practicar retenciones de IRPF (Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas).

Casos en los que la empresa debe aplicar retenciones:

• Al contratar trabajadores: Pago de cotizaciones sociales y retención de IRPF en nómina.
• Al contratar autónomos: Retención del 15% (o 7% durante el primer año de actividad del autónomo).

Modelos a presentar:

• Modelo 111: Retenciones de IRPF de trabajadores y profesionales, a presentar trimestralmente.
• Modelo 190: Resumen anual de retenciones de IRPF.

Otros impuestos y obligaciones contables

• Impuesto de Actividades Económicas: Solo si la facturación supera 1M €.
• Licencia de apertura: Obligatoria si hay local físico.
• Cuentas anuales y libros contables: Legalización y depósito en el Registro Mercantil.

En ADADE Zaragoza somos especialistas en derecho mercantil

Somos un equipo formado por abogados, economistas, asesores fiscales, graduados sociales y otros profesionales de la empresa en España, por lo que podemos garantizar un asesoramiento de calidad para tu negocio.

Además, nuestro método de trabajo es comprometernos personalmente con cada cliente y generar resultados tangibles. Para ello, ofrecemos una atención personal y directa. Contáctanos, te acompañamos en la consecución de tus objetivos.
 
 

Preguntas frecuentes acerca de la escritura de constitución de empresa