¿Cómo actuar ante una inspección de Hacienda? Y por qué sucede

Las inspecciones de Hacienda son una situación estresante para las empresas, siempre con el temor de caer en infracciones e irregularidades que desemboquen en sanciones costosas. Estar preparado para las inspecciones de la Agencia Tributaria es la manera ideal de prevenir problemas.  

¿Cómo actuar ante una inspección de Hacienda? Es lo que vamos a descubrir a lo largo de esta guía de ADADE Zaragoza. Prepárate de la mejor forma ante todos los requerimientos de la Agencia Tributaria. Estar un paso por delante de los problemas es un alivio para tu negocio.

 

¿Qué es una Inspección de Hacienda?

La Agencia Tributaria en España tiene la facultad de realizar inspecciones fiscales a empresas, autónomos y particulares con el objetivo de verificar el cumplimiento de las obligaciones tributarias. 

Entre los distintos métodos que dispone Hacienda, la inspección es el procedimiento más exhaustivo y profundo que realiza para comprobar que un contribuyente (empresa, autónomo o particular) ha cumplido adecuadamente con sus obligaciones fiscales.

Inspección, comprobación y requerimiento

Una confusión frecuente entre los ciudadanos es creer que todos los procedimientos de Hacienda se tratan de una inspección. No debe confundirse la inspección con una comprobación de gestión tributaria, que es un proceso más simple y menos invasivo ni con un requerimiento de información.

• Un requerimiento de Hacienda es una solicitud de información específica que la Agencia Tributaria envía a un contribuyente para aclarar ciertos datos o aportar documentación adicional. Suele ser un paso previo a una comprobación o a una inspección.
• Una comprobación de Hacienda es un procedimiento intermedio entre un requerimiento y una inspección. Se usa para verificar datos concretos de una declaración sin necesidad de abrir una inspección completa.

Diferencias entre inspección, requerimiento y comprobación de Hacienda:

Aspecto	Inspección de Hacienda	Comprobación de Gestión Tributaria	Requerimiento de Hacienda
¿Quién lo gestiona?	Unidad de Inspección Tributaria	Unidad de Gestión Tributaria	Unidad de Gestión Tributaria
¿Exige personarse?	Sí, en una oficina de la Agencia Tributaria o en la sede de la empresa	No necesariamente	No necesariamente
¿Se pueden solicitar documentos contables?	Sí, incluso información contable detallada	Sí, pero con un alcance más limitado	Depende del caso
¿Puede derivar en sanciones?	Sí, si se detectan irregularidades	Sí, pero en menor medida	No directamente, pero puede derivar en sanción si no se responde

¿Cuáles son los motivos por los que Hacienda puede iniciar una inspección?

Las inspecciones fiscales no son aleatorias; la Agencia Tributaria aplica criterios específicos para seleccionar a empresas, autónomos y particulares que pueden estar incurriendo en irregularidades. 

Comprender estos criterios es una tarea importante para minimizar riesgos de inspección en tu negocio y así evitar sanciones. Nuestra asesoría especializada tiene un servicio de planificación fiscal, con el objetivo principal de conseguir una tributación que sea lo más beneficiosa posible para el contribuyente, ya sea este, un particular o una empresa, conforme a la normativa de Hacienda.

Principales motivos de una inspección de Hacienda

• Diferencias en los datos declarados: Cuando existen discrepancias entre los ingresos y gastos declarados y la información obtenida a través de terceros (bancos, clientes o proveedores), Hacienda puede iniciar una inspección para verificar si hay fraude o errores contables​.
• Sectores de alto riesgo fiscal: Actividades con transacciones en efectivo, como restauración, comercio minorista y hostelería, están más expuestas a inspecciones debido a la posibilidad de ocultación de ingresos mediante dobles contabilidades o falta de emisión de facturas​.
• Denuncias o delaciones: Extrabajadores, clientes o competidores pueden denunciar a una empresa si sospechan que oculta ingresos o realiza prácticas fiscales irregulares. La Agencia Tributaria suele investigar estas denuncias anónimas si presentan indicios sólidos​.
• Deducciones fiscales elevadas: Aplicar deducciones desproporcionadas en IVA, IRPF o Impuesto de Sociedades puede hacer que Hacienda investigue si realmente existen los gastos que se intentan desgravar​.
• Facturación sospechosa: Transacciones entre empresas vinculadas, ingresos irregulares o incoherencias en los márgenes de beneficio pueden hacer que Hacienda active una inspección para detectar posibles fraudes o evasión fiscal​.

Inspecciones de Hacienda a empresas y autónomos: ¿Cómo afrontarlas?

Ahora sí, ya sabemos todo lo necesario sobre qué es una inspección de Hacienda, por qué motivos puede ocurrir y las diferencias con los requerimientos y las comprobaciones. Es momento de empezar con las recomendaciones e instrucciones para afrontar de la mejor manera una inspección de la Agencia Tributaria y evitar irregularidades. 

El impacto de una inspección de Hacienda varía dependiendo de si el afectado es una empresa, un autónomo o un particular. Mientras que las empresas suelen contar con estructuras contables más complejas y equipos de asesoría fiscal, los autónomos pueden enfrentar mayores dificultades si no han mantenido un control riguroso de su contabilidad.

En ADADE Zaragoza, primero vamos a mostrar una guía sobre cómo actuar en inspecciones de Hacienda para empresas y, en segunda instancia, consejos para los trabajadores por cuenta propia. 

Para empresas: ¿Cómo actuar ante una inspección?

Las empresas están sujetas a un mayor nivel de escrutinio por parte de Hacienda, especialmente aquellas que manejan grandes volúmenes de facturación, transacciones en efectivo o relaciones con empresas vinculadas. Para evitar problemas, es una práctica saludable seguir estas pautas:

• Contar con una contabilidad bien organizada y actualizada: Toda la documentación debe estar correctamente archivada y accesible para su revisión inmediata​.
• Tener asesoramiento fiscal permanente: Contar con nuestros profesionales en fiscalidad permite resolver cualquier requerimiento de forma rápida y eficaz, minimizando riesgos​.
• Mantener facturas, contratos y documentación legal accesible: Hacienda puede solicitar contratos con proveedores, extractos bancarios, justificantes de pagos o incluso registros de caja para comprobar la veracidad de las operaciones​.
• Evitar errores en la facturación: Errores en la numeración de facturas, deducciones indebidas o diferencias entre los ingresos declarados y los registrados en los bancos pueden ser indicios de irregularidades​.
• Nuestro consejo para empresas: Implementar programas de contabilidad digitalizados y realizar auditorías internas periódicas reduce significativamente el riesgo de errores y sanciones.

Para autónomos: ¿Cómo prevenir problemas con Hacienda?

Los autónomos suelen ser objeto de inspecciones debido a la facilidad con la que pueden cometer errores en sus declaraciones de impuestos o aplicar deducciones incorrectas. Para estar preparados ante una inspección, es importante:

• Separar las cuentas personales de las empresariales: Mantener una cuenta bancaria exclusiva para la actividad profesional evita confusiones y facilita la presentación de justificantes​.
• No hacer deducciones fiscales excesivas o sin justificación: Declarar gastos personales como si fueran empresariales es una de las irregularidades más detectadas en inspecciones​.
• Guardar facturas y justificantes de gastos por al menos 4 años: La Agencia Tributaria puede solicitar documentación de ejercicios anteriores para comprobar la veracidad de las declaraciones​.
• Revisar las declaraciones antes de presentarlas: Nuestros asesores fiscales especializados pueden prevenir errores en la declaración de impuestos y detectar posibles problemas antes de que Hacienda lo haga​.
• Nuestro consejo para autónomos: Utilizar software de gestión fiscal ayuda a controlar ingresos y gastos de manera clara y ordenada, reduciendo los riesgos de una inspección.

¿Qué hacer si Hacienda realiza una inspección sorpresa?

Las inspecciones sorpresa de Hacienda generan gran incertidumbre y son uno de los temores clásicos de empresas y autónomos, ya que los contribuyentes no tienen tiempo para preparar la documentación. Si bien Hacienda tiene la potestad de recurrir a estos procedimientos, existen derechos y protocolos que los contribuyentes deben conocer para afrontarlo de la mejor manera.

¿Cómo actuar en una inspección sorpresa de Hacienda en mi negocio?

• Acceso a un domicilio particular: Si la inspección se realiza en una vivienda que también se usa como sede fiscal, Hacienda necesita una orden judicial para entrar. Sin este documento, puedes negarles el acceso legalmente​.
• Acceso a locales comerciales: En negocios abiertos al público (tiendas, restaurantes, oficinas), los inspectores pueden acceder sin previo aviso, ya que se considera un lugar de actividad económica​.
• Derecho a asistencia legal: Antes de responder a cualquier pregunta o entregar documentos, puedes solicitar la presencia de tu abogado o asesor fiscal especializado. Esto es un consejo elemental para detectar errores que puedan ser usados en tu contra​.
• No estás obligado a firmar un acta si no estás de acuerdo: Si Hacienda levanta un acta con irregularidades detectadas y no estás conforme, puedes presentar alegaciones antes de aceptar cualquier sanción​.
• La Agencia Tributaria puede incautar documentación relevante: Si los inspectores sospechan que existen pruebas de fraude fiscal, pueden requerir el acceso a libros contables, facturas y registros bancarios. En estos casos, es recomendable solicitar una copia de todo lo incautado​.
• Nuestro consejo ante inspecciones sorpresa: Mantener un protocolo de actuación claro dentro de la empresa y formar al personal sobre cómo responder a una inspección ayuda a prevenir problemas innecesarios en tu negocio.

¿Cómo actúa un inspector de Hacienda?

Cuando se inicia una inspección, los inspectores pueden actuar de diferentes maneras dependiendo del caso y el tipo de contribuyente.

Las acciones más comunes de un inspector de Hacienda, para las que tienes que estar siempre preparado, son las siguientes:

• Solicitud de libros contables, facturas, contratos y otra documentación.
• Visitas sorpresa a empresas para verificar su operativa real.
• Comparaciones entre los datos declarados y la contabilidad de la empresa.
• Entrevistas con empleados o responsables de la empresa.
• Levantamiento de actas que detallan los hallazgos de la inspección.

Si se detectan irregularidades, Hacienda puede imponer sanciones económicas o iniciar procedimientos adicionales para recuperar cantidades supuestamente defraudadas.

Importante: No obstruir bajo ninguna circunstancia el trabajo del inspector

Negarse a colaborar o dificultar el trabajo del inspector puede derivar en sanciones adicionales. La Ley General Tributaria (LGT) establece multas de hasta 600.000 € por obstrucción a la inspección fiscal​.

¿Cómo prevenir sanciones adicionales?

• Entregar toda la documentación solicitada de manera organizada.
• No proporcionar información errónea o incompleta.
• Mantener una actitud colaborativa sin aceptar acusaciones injustificadas.

La importancia de un abogado o asesor en una inspección

Es lógico que enfrentarse a una inspección de Hacienda resulte un proceso complejo y estresante, especialmente si la Agencia Tributaria detecta posibles irregularidades fiscales que puedan derivar en sanciones. 

En estos casos, contar con el asesoramiento de un abogado o asesor especializado en derecho tributario puede marcar la diferencia entre una resolución favorable y una sanción severa.

Los abogados o asesores especializados en inspecciones fiscales no solo ayudan a responder adecuadamente a los requerimientos de Hacienda, sino que también diseñan estrategias para minimizar el impacto de una revisión tributaria y, en caso necesario, defienden los intereses del contribuyente ante los tribunales.

Beneficios de contar con ADADE Zaragoza

• Asesoramiento desde el inicio del procedimiento: Nuestros abogados y asesores especializados pueden analizar la situación fiscal de la empresa o autónomo y proporcionar orientación sobre cómo actuar desde el primer momento, asegurando que toda la documentación se presente correctamente y dentro de los plazos establecidos​.
• Redacción de respuestas a requerimientos de Hacienda: Muchas sanciones derivan de respuestas inadecuadas o incompletas a los requerimientos de información. Nuestro equipo se encarga de elaborar las respuestas de manera estratégica, asegurando que se respete el marco legal y protegiendo los intereses del contribuyente​.
• Negociación con la Agencia Tributaria para minimizar sanciones: En muchos casos, Hacienda permite acuerdos y reducciones de sanciones si se actúa correctamente. Un abogado puede negociar plazos, fraccionamientos de pago o incluso la reducción de sanciones, dependiendo de la situación​.
• Defensa ante los tribunales si es necesario presentar un recurso: Si la inspección resulta en una liquidación paralela o sanción que el contribuyente considera injusta, un abogado fiscalista puede presentar alegaciones y recursos ante el Tribunal Económico-Administrativo o incluso ante instancias judiciales superiores​.
• Prevención de futuros problemas fiscales mediante planificación adecuada: Más allá de la inspección, un abogado experto en fiscalidad puede ayudar a la empresa o autónomo a optimizar su carga impositiva, asegurando que todas las operaciones cumplen con la normativa y evitando futuras revisiones de Hacienda​.

Situaciones en las que es imprescindible contar con un abogado:

• Cuando Hacienda detecta discrepancias significativas en las declaraciones de impuestos y requiere documentación extensa.
• Si el procedimiento de inspección se convierte en un expediente sancionador.
• Cuando existen indicios de fraude fiscal y la Agencia Tributaria podría trasladar el caso a la vía penal.
• Si se recibe una propuesta de liquidación que supone un pago elevado de impuestos o sanciones.
• Cuando el contribuyente desea presentar alegaciones o recurrir la decisión de Hacienda.

Adelántate a los problemas con nuestra asesoría

Nuestra asesoría aporta tranquilidad y seguridad a tu negocio. Somos el servicio de asesoramiento integral que estás buscando, con un departamento fiscal especializado para afrontar todas las situaciones con profesionalismo y solidez.

Entre los servicios destacados que ofrecemos en la asesoría fiscal, podemos destacar en relación con este artículo los siguientes:

• Procedimientos de inspección y reclamaciones administrativas.
• Consultas ante la administración tributaria.
• Asesoramiento continuado en materia fiscal y tributaria (envío de circulares y resolución de cuestiones).

Nos avalan más de 30 años de experiencia en el sector, siempre demostrando resultados y generando relaciones de confianza y de larga duración con nuestros clientes. La receta del éxito de ADADE Zaragoza es el profesionalismo y la formación de nuestro equipo, sin perder por ello la cercanía y capacidad de escucha para con los clientes. 

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